Bài 1. Làm quen với Microsoft Access trang 127, 128, 129

Khởi động

Một doanh nghiệp nhỏ cần quản lí kho hàng bằng máy tính. Theo em, nên chọn dùng phần mềm ứng dụng nào? Tại sao?

Phương pháp giải:

Áp dụng kiến thức thực tế.

Lời giải chi tiết:

Một doanh nghiệp nhỏ cần quản lí kho hàng bằng máy tính nên chọn dùng Microsoft Access. Vì Microsoft Access là phần mềm hệ quản trị CSDL phù hợp với các cơ quan. doanh nghiệp nhỏ hay người dùng cá nhân. Cách tổ chức cùng những thao tác tương tự như các ứng dụng trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office.

? mục 1 HĐ

Hình 1 minh hoạ các thành phần chính trong một cửa số làm việc của Microsoft Access phiên bản 365.

1) Hãy cho biết một số điểm giống nhau giữa cửa sổ làm việc của Microsoft Access với Microsoft Word.

2) Hãy cho biết một số điểm khác nhau giữa cửa sổ làm việc của Microsoft Access với Microsoft Excel.

Phương pháp giải:

Quan sát và trả lời câu hỏi.

Lời giải chi tiết:

1. Một số điểm giống nhau giữa cửa sổ làm việc của Microsoft Access và Microsoft Word là:

Cả hai ứng dụng đều thuộc bộ Microsoft Office và có giao diện người dùng tương đối giống nhau, bao gồm thanh công cụ, thanh menu và vùng làm việc chính.

Cả Access và Word đều hỗ trợ các tùy chọn định dạng văn bản, bao gồm chữ in đậm, nghiêng, gạch chân, và cỡ chữ.

Cả hai cho phép tạo và chỉnh sửa các đối tượng như bảng, biểu đồ, hình ảnh, văn bản và các thành phần khác.

Cả hai ứng dụng đều có khả năng tạo và quản lý danh sách và báo cáo.

2. Một số điểm khác nhau giữa cửa sổ làm việc của Microsoft Access và Microsoft Excel là:

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, trong khi Excel là một ứng dụng tính toán bảng tính.

Trong Access, dữ liệu được tổ chức thành các bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo, trong khi trong Excel, dữ liệu được tổ chức thành các ô trong bảng tính.

Access cho phép quan hệ giữa các bảng thông qua các khóa ngoại, trong khi Excel không có tính năng này.

Trong Access, có thể xử lý các tác vụ phức tạp như truy vấn dữ liệu, tạo mẫu báo cáo động và xây dựng ứng dụng cơ sở dữ liệu đa dạng, trong khi Excel tập trung chủ yếu vào tính toán và phân tích dữ liệu.

Access thích hợp cho các ứng dụng quản lý dữ liệu lớn và phức tạp, trong khi Excel thích hợp cho tính toán và phân tích dữ liệu trong phạm vi nhỏ hơn.

? mục 6 NV1

Tạo CSDL bằng khuôn mẫu:

a) Tạo một CSDL theo mẫu Student. Mở bảng Student và chuyển sang khung nhìn thiết kế.

b) Thứ ghi lưu CSDL vừa tạo ở câu a) về máy tính cá nhân với một tên tùy ý.

Phương pháp giải:

Dựa vào nội dung đã học, thực hành theo các bước.

Lời giải chi tiết:

a) Tạo một CSDL theo mẫu Student và mở bảng Student trong khung nhìn thiết kế:

- Mở Microsoft Access.

- Nhấp vào tab “File” ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ.

- Chọn “New” trong menu bên trái và sau đó chọn “Blank Database” ở phần trung tâm.

- Đặt tên cho CSDL của bạn trong hộp thoại “File Name” và chọn nơi lưu trữ tệp.

Sau khi đã đặt tên, nhấp vào nút “Create” để tạo CSDL mới.

- Trong cửa sổ Access mới được mở, bạn sẽ thấy trình đơn chính ở phía trái. Nhấp vào tab “Table” để mở tab “Table Tools”.

- Trong tab “Table Tools”, nhấp vào nút “Table Design” để mở bảng Student trong khung nhìn thiết kế.

b) Để lưu CSDL vừa tạo vào máy tính cá nhân với một tên tùy ý:

- Nhấp vào tab “File” trong trình đơn chính của Access.

- Chọn “Save As” trong menu bên trái.

- Trong hộp thoại “Save Database As”, đặt tên cho CSDL của bạn trong ô “File Name” và chọn nơi bạn muốn lưu trữ tệp.

- Nhấp vào nút “Save” để lưu CSDL vào máy tính cá nhân với tên tùy ý.

? mục 6 NV2

Khám phá biểu mẫu và thử nhập dữ liệu từ biểu mẫu

a) Mở biểu mẫu Student List, chuyển sang khung nhin Form View (nếu cần thiết).

b) Nhập dữ liệu tuỳ ý cho vải bản ghi và một vài trường:

- Trường với kiểu dữ liệu date/Time, chú ý cách Access hỗ trợ dùng lịch để chọn ngày tháng.

- Trường /Level. chú ý biểu mẫu sẽ thả xuống danh sách để chọn.

- Mở bảng Students để xem kết quả nhập dữ liệu.

Phương pháp giải:

Áp dụng kiến thức đã học và thực hành trên máy.

Lời giải chi tiết:

Để khám phá biểu mẫu Student List và thử nhập dữ liệu từ biểu mẫu, ta làm theo các bước sau đây:

a) Mở biểu mẫu Student List và chuyển sang khung nhìn Form View:

Trong cửa sổ Access, chọn tab “Forms” trong trình đơn chính.

Tìm và chọn biểu mẫu “Student List” trong danh sách các biểu mẫu có sẵn.

Nhấp vào nút “Open” để mở biểu mẫu.

Nếu biểu mẫu không tự động mở trong khung nhìn Form View, hãy nhấp vào nút “View” trên thanh công cụ để chuyển sang khung nhìn Form View (nếu cần thiết).

b) Nhập dữ liệu tuỳ ý vào một số trường trong biểu mẫu:

Trong khung nhìn Form View của biểu mẫu, di chuyển đến các trường dữ liệu mà bạn muốn nhập.

Nhập dữ liệu tuỳ ý vào các trường. Ví dụ, để nhập dữ liệu cho trường kiểu dữ liệu date/Time, bạn có thể nhấp vào ô ngày/tháng/năm và sử dụng lịch để chọn ngày tháng.

Chú ý rằng trong trường hợp trường /Level, biểu mẫu sẽ hiển thị một danh sách thả xuống để bạn có thể chọn một mục từ danh sách đó.

c) Xem kết quả nhập dữ liệu trong bảng Students:

Trong cửa sổ Access, chọn tab “Tables” trong trình đơn chính.

Tìm và chọn bảng “Students” trong danh sách các bảng có sẵn.

Nhấp vào nút “Open” để mở bảng Students.

Bạn sẽ thấy kết quả của dữ liệu bạn đã nhập từ biểu mẫu Student List hiển thị trong bảng Students.

? mục 6 NV3

Xem các thuộc tính chi tiết của một cột

a) Mở bảng Students trong khung nhìn thiết kế, chú ý vùng File Properties hiện thị các thuộc tính chi tiết hơn.

b) Nháy chuột vào Data Type của trường Student ID và xem các thuộc tính.

c) Làm tương tự với trường Dafe of Birth.

Phương pháp giải:

Áp dụng kiến thức đã học và thực hành trên máy.

Lời giải chi tiết:

Để xem các thuộc tính chi tiết của một cột trong bảng Student, ta thực hiện theo các bước sau:

a) Mở bảng Student trong khung nhìn thiết kế và chú ý vùng File Properties:

Trong cửa sổ Access, chọn tab “Tables” trong trình đơn chính.

Tìm và chọn bảng “Student” trong danh sách các bảng có sẵn.

Nhấp vào nút “Design View” để mở bảng Student trong khung nhìn thiết kế.

Chú ý rằng bên dưới khung thiết kế bảng, bạn sẽ thấy vùng “Field Properties” hiển thị các thuộc tính chi tiết hơn của cột.

b) Xem các thuộc tính của trường StudentID:

Trong khung thiết kế bảng Student, tìm trường “StudentID”.

Nháy đúp chuột vào ô “Data Type” của trường StudentID.

Một cửa sổ “Property Sheet” sẽ mở ra hiển thị các thuộc tính của trường StudentID.

Bạn có thể xem và chỉnh sửa các thuộc tính như kiểu dữ liệu, kích thước, mục tiêu khóa chính và nhiều thuộc tính khác.

c) Xem các thuộc tính của trường Date of Birth:

Trong khung thiết kế bảng Student, tìm trường “Date of Birth”.

Nháy đúp chuột vào ô “Data Type” của trường Date of Birth.

Một cửa sổ “Property Sheet” sẽ mở ra hiển thị các thuộc tính của trường Date of Birth.

Bạn có thể xem và chỉnh sửa các thuộc tính như kiểu dữ liệu, định dạng ngày tháng, mục tiêu hợp lệ và nhiều thuộc tính khác.

? mục 6 NV4

Khám phá các thao tác thiết kế cột trong khung nhìn thiết kế bảng Students

a) Thử xóa một trường, ví dụ E-mail Address, Home Phone, …

b) Thử chèn thêm một trường mới vào chỗ vừa xóa bớt xong.

c) Thử đổi tên một vài trường, ví dụ First Name thành Tên, Last Name thành Họ, đổi tên trường có dữ liệu kiểu Date/Time thành Ngày sinh.

Phương pháp giải:

Áp dụng kiến thức đã học và thực hành trên máy.

Lời giải chi tiết:

Áp dụng các bước giống như ở nhiệm vụ 1, 2, 3 để hoàn thành nhiệm vụ.

Vận dụng

Theo em, khi nào nên tạo mới một CSDL Access từ khuôn mẫu có sẵn?

Phương pháp giải:

Dựa vào kiến thức đã học để trả lời câu hỏi.

Lời giải chi tiết:

Có một số tình huống khi nên tạo mới một CSDL Access từ khuôn mẫu có sẵn:

• Khi cần tạo nhanh một CSDL với cấu trúc sẵn và các đối tượng liên quan

• Khi không có kỹ năng hoặc thời gian để thiết kế CSDL từ đầu

• Khi cần tham khảo và học hỏi từ khuôn mẫu có sẵn: Khuôn mẫu trong Access cung cấp một cơ sở để bạn tìm hiểu cách thiết kế CSDL và cách sử dụng các đối tượng khác nhau như bảng, biểu mẫu và truy vấn.

• Khi muốn tùy chỉnh khuôn mẫu để đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình. Bạn có thể thêm, xóa, chỉnh sửa các bảng, biểu mẫu và truy vấn theo ý muốn.

CH1

Vùng điều hướng trong cửa sổ làm việc của Access hiển thị những gì?

Phương pháp giải:

Dựa vào kiến thức đã học.

Lời giải chi tiết:

• Bảng (Table): Dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể.

• Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng

• Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin

• Báo cáo (Report): Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra.

CH2

Có thể mở bằng CSDL dưới những khung nhìn nào?

Phương pháp giải:

Dựa vào kiến thức đã học.

Lời giải chi tiết:

Có thể mở bảng CSDL dưới những khung nhìn sau:

- Dạng bảng (Datasheet view): Hiển thị dữ liệu trong bảng dưới dạng bảng có thể chỉnh sửa trực tiếp.

- Dạng biểu mẫu (Form view): Hiển thị dữ liệu trong bảng dưới dạng biểu mẫu, cho phép chỉnh sửa và thêm mới dữ liệu thông qua các điều khiển trên biểu mẫu.

- Dạng thiết kế (Design view): Hiển thị cấu trúc của bảng, cho phép chỉnh sửa các thuộc tính, khóa chính, các quan hệ với bảng khác và các thuộc tính liên quan khác.

CH3

Khung nhìn thiết kế bảng gồm mấy phần? Từng phần hiển thị những gì?

Phương pháp giải:

Dựa vào kiến thức đã học.

Lời giải chi tiết:

Khung nhìn thiết kế bảng trong Access gồm hai phần chính:

Phần trên: Hiển thị tên bảng đang thiết kế, cùng với các nút thực hiện các tác vụ liên quan đến thiết kế bảng như lưu, đóng, kiểm tra lỗi, thêm trường, sửa trường, xóa trường, đặt khóa chính cùng như hiển thị các thuộc tính của từng trường như tên trường, kiểu dữ liệu, chiều dài, hạn chế, khóa chính, ràng buộc, ....

Phần dưới: Hiển thị danh sách các chỉ mục của bảng, bao gồm chỉ mục duy nhất và chỉ mục phụ. Các chỉ mục này được sử dụng để tăng tốc độ truy vấn dữ liệu từ bảng.