Biên bản là loại văn bản ghi chép một cách ngắn gọn, trung thực, chính xác, đầy đủ những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.

Ví dụ: Biên bản họp lớp

- Biên bản ghi lại một sự kiện

- Biên bản ghi lại cuộc họp

- Biên bản hội nghị

- Biên bản ghi lại một hành vi cụ thể (như hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao ca trực,…)

Thể thức của biên bản thông thường:

- Đầu biên bản, phía bên phải ghi quốc hiệu và tiêu ngữ; phía bên trái ghi tên cơ quan chức năng có nhiệm vụ tổ chức cuộc họp, cuộc thảo luận hay xử lí vụ việc.

- Dưới từ "Biên bản", ghi khái quát vấn đề mà cuộc họp, cuộc thảo luận cần giải quyết hay nội dung của vụ việc cần xử lí, làm thành tên gọi của biên bản.

- Ghi thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, cuộc thảo luận, xử lí vụ việc, ...

- Ghi thành phần tham dự và tên người chủ trì, người thư kí.

- Ghi diễn biến của cuộc họp, cuộc thảo luận hay cuộc xử lí vụ việc với các nội dung cụ thể, theo đúng thực tế đã diễn ra (bao gồm các ý kiến tường trình, phát biểu và kết luận).

- Ghi thời gian kết thúc cuộc họp, cuộc thảo luận hay cuộc xử lí vụ việc.

- Người chủ trì và thư kí (tuỳ trường hợp, có thể thêm người làm chứng) kí tên.