Là những hình ảnh, số liệu, biểu đồ, sơ đồ,… góp phần truyền tải ý tưởng, quan điểm trong giao tiếp. Đây là phương tiện thường được sử dụng kết hợp với phương tiện ngôn ngữ trong văn bản thông tin tổng hợp, giúp thông tin được truyền tải hiệu quả, sinh động hơn.

- Trong giao tiếp ngôn ngữ, các phương tiện phi ngôn ngữ thường được dùng kèm để bổ trợ cho phương tiện ngôn ngữ; đồng thời có thể được dùng để giải thích thêm cho các phương tiện phi ngôn ngữ.

- Trong những hình thức giao tiếp khác, nhiều trường hợp, người ta chỉ cần hoặc chỉ có thể sử dụng phương tiện phi ngôn ngữ (dùng đèn giao thông, vẫy cờ,...) để giao tiếp mà vẫn đạt hiệu quả.

- Mỗi loại phương tiện phi ngôn ngữ có chức năng biểu đạt nghĩa khác nhau. 

+ Các số liệu thường được sử dụng để cung cấp những thông tin cụ thể, chính xác.

+ Các đường nối giữa các hình vẽ thường được dùng để biểu đạt mối quan hệ giữa các thông tin.

+ Các biểu đồ, sơ đồ giúp trình bày thông tin một cách hệ thống.

+ Các hình ảnh làm tăng tính hấp dẫn và trực quan của thông tin,...

Tuỳ theo mục đích sử dụng mà người viết lựa chọn loại phương tiện phi ngôn ngữ phù hợp.