- Văn bản thông tin được viết nhằm mục đích chủ yếu là cung cấp thông tin cho người đọc.

- Để truyền tải thông tin sinh động, hiệu quả, văn bản thông tin có thể sử dụng kết hợp nhiều nguồn thông tin, nhiều cách trình bày (dạng chữ, dạng hình ảnh/ sơ đồ/ bảng biểu,…), nhiều phương thức biểu đạt (thuyết minh, miêu tả, tự sự, biểu cảm, nghị luận,…)

Văn bản thông tin thường có những dấu hiệu nổi bật về hình thức thể hiện qua: nhan đề, đề mục, sơ đồ, bảng biểu, chữ in nghiêng, chữ in đậm,… => giúp người đọc nắm bắt thông tin chính của văn bản một cách nhanh chóng.

- Nhan đề: giới thiệu chủ đề của văn bản.

- Đề mục: tô đậm nội dung chính hoặc chỉ ra điểm bắt đầu của một chủ đề hoặc một mục mới.

- Chữ in nghiêng, in đậm: nhấn mạnh những từ ngữ then chốt.

- Phương tiện phi ngôn ngữ (hình ảnh, bảng biểu, sơ dồ,…): trực quan hoá những thông tin quan trọng

=> Dễ dàng nhận ra chủ đề, nội dung chính và cấu trúc

Nội dung của văn bản thông tin được tạo thành bởi các yếu tố chính: chủ đề, các ý chính và ý phụ.

- Chủ đề: là vấn đề chủ yếu được đề cập trong văn bản thông tin, thường được diễn đạt bằng một từ hoặc một cụm từ.

- Ý chính: là ý quan trọng nhất mà tác giả muốn nói về chủ đề, thường ở đầu hoặc cuối đoạn văn, đôi khi lại ẩn chìm trong văn bản

- Ý phụ: các thông tin chi tiết nhằm bổ sung, làm rõ ý chính.

=> Việc nhận ra chủ đề, ý chính và ý phụ của văn bản giúp người đọc nắm được bố cục, mạch lạc của văn bản, hiểu được bản chất của vấn đề được đề cập => dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ thông tin.

Văn bản thông tin thường được trình bày theo những cách phù hợp với tiến trình nhận thức tự nhiên của người đọc. Có một số mô hình tổ chức thông tin chính:

- Tổ chức thông tin theo trật tự thời gian

- Tổ chức thông tin theo trật tự nhân quả

- Tổ chức thông tin theo tầm quan trọng của vấn đề

- Tổ chức thông tin theo quan hệ so sánh hoặc tương phản

- Nhan đề của văn bản thông tin thường tập trung nêu bật đề tài của văn bản, tức là trả lời cho câu hỏi: “Văn bản viết về vấn đề gì?”.

Ví dụ:

+ Đọc nhan đề bài viết Tiếng Việt lớp trẻ bây giờ (Phạm Văn Tình), người đọc biết ngay đề tài của văn bản này là nêu lên hiện trạng sử dụng tiếng Việt của lớp người trẻ hiện nay.

+ Nhan đề Tạ Quang Bửu – người thầy thông thái (Hàm Châu) cũng cho biết rất rõ đề tài mà người viết muốn đề cập trong văn bản này.

- Nhiều khi, nhan đề văn bản thông tin còn thể hiện tư tưởng, thái độ của người viết.

Ví dụ: Với nhan đề Phải coi luật pháp như khí trời để thở (Lê Quang Dũng), người đọc hiểu bài viết muốn bàn về đề tài pháp luật, nhưng cách đặt nhan đề ấy cũng thể hiện rõ thái độ tôn trọng và đề cao việc chấp hành pháp luật.

Dữ liệu trong văn bản thông tin là sự thật hiển nhiên hoặc những phát biểu/ tuyên bố được xác minh bằng những bằng chứng cụ thể, được đo lường, quan sát một cách khoa học và mọi người công nhận.

=> Dữ liệu mang tính khách quan và là yếu tố làm nên tính chính xác, đáng tin cậy của văn bản thông tin.

Văn bản thông tin có mục đích cung cấp thông tin xác thực về một sự vật, sự việc, hiện tượng trong đời sống tự nhiên và xã hội => tính khách quan của cách đưa thông tin và bản thân thông tin là điều có tầm quan trọng đặc biệt.

Sapo là đoạn văn ngắn nằm ngay dưới nhan đề văn bản nhằm giới thiệu tóm tắt nội dung bài viết và tạo sự lôi cuốn với người đọc

Văn bản thông tin thường có cấu trúc ba phần: mở đầu, nội dung và kết thúc. 

- Mở đầu giới thiệu chủ đề

- Nội dung giải thích chi tiết

- Kết thúc tóm tắt hoặc đưa ra kết luận. 

Chi tiết trong văn bản thông tin là đơn vị nhỏ làm cơ sở và góp phần làm sáng tỏ thông tin chính.

Trong văn bản thông tin, thông tin cơ bản thường được tóm lược khái quát trong nhan đề, sa-pô.

Thông tin chi tiết thường được triển khai qua các đề mục, tiểu mục hoặc các phần, các đoạn trong văn bản, bao gồm cả chi tiết biểu đạt bằng ngôn ngữ lẫn phi ngôn ngữ (số liệu sơ đồ, hình ảnh, bảng biểu,...).

Khái niệm “chi tiết" được hiểu linh hoạt theo nhiều cấp độ. Có thể sơ đồ hoá cấp độ như sau:

[Thông tin cơ bản => Thông tin chi tiết bậc 1 => Thông tin chi tiết bậc 2 =>…]

Trong một văn bản, đặc biệt là văn bản thông tin, người viết thường sử dụng tranh, ảnh, hình vẽ, sơ đồ, bảng biểu, kí hiệu… phối hợp với lời văn (phương tiện ngôn ngữ) để cung cấp thông tin cho người đọc. Các phương tiện đó được gọi là phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ; trong đó, tranh, ảnh là phương tiện được sử dụng nhiều hơn cả.