Văn bản tường trình là một loại văn bản thông tin được tổ chức theo thể thức riêng, có nội dung trình bày về một vụ việc đang cần được xem xét, làm rõ và giải quyết.

Người viết tường trình là người có liên quan đến vụ việc, có trách nhiệm cung cấp thông tin xác thực theo phạm vi quan sát, nhận thức của mình cho cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết vụ việc đó.

- Phía trên cùng văn bản ghi quốc hiệu và tiêu ngữ (chính giữa dòng)

- Tiếp đó, ghi địa điểm và thời gian viết tường trình (góc bên phải)

- Tên văn bản tường trình ghi chính giữa. Dòng trên ghi ba chữ BẢN TƯỜNG TRÌNH (chữ in hoa), dòng dưới ghi: Về việc…

- Dưới tên văn bản, ghi tên người hoặc cơ quan nhận bản tường trình sau cụm từ Kính gửi

- Nêu thông tin về người viết tường trình (họ và tên; chức danh; chức vụ; đơn vị học tập, công tác;…), có thể bắt đầu bằng cụm từ Tôi tên là… hoặc Tôi là…

- Ghi nội dung chính: thuật lại vụ việc với đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, những người có liên quan, nguyên nhân, diễn biến, hậu quả, người chịu trách nhiệm.

- Ghi lời cam đoan về sự khách quan, trung thực của nội dung tường trình cùng lời hứa hoặc đề nghị đối với người (cơ quan) xử lí vụ việc.

- Sau cùng, người viết tường trình kí và ghi đầy đủ họ, tên.

Lưu ý: Nếu bản tường trình được viết tay, chú ý chừa lề hợp lí; không viết sát mép giấy bên trái, bên phải; không để phần trên trang giấy có khoảng trống quá rộng. Nếu bản tường trình được đánh máy, cần dùng khổ giấy A4; phông chữ tiếng Việt Times New Roman; cỡ chữ thường là 13 - 14; lề trang cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm,...