Mục đích của biên bản là ghi chép trung thực nội dung, diễn biến của cuộc họp, cuộc thảo luận nhằm xây dựng hồ sơ đáng tin cậy về cuộc họp, cuộc thảo luận đó.

a. Về hình thức, bố cục cần có:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Tên văn bản (biên bản về việc gì).

- Thời gian, địa điểm ghi biên bản.

- Thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản.

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung cơ bản, ghi đầy đủ ý kiến phát biểu của các bên, lập luận của các bên, ý kiến của chủ toạ,...).

- Phần kết thúc (ghi thời gian cụ thể, chữ kí của thư kí và chủ toạ).

b. Về nội dung, thông tin cần bảo đảm:

- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.

- Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.

- Nội dung ghi chép phải có trọng tâm, trong điểm.

A. TRƯỚC KHI VIẾT

- Hình dung lại các cuộc họp, thảo luận cần được ghi biên bản (cuộc họp bàn kế hoạch tổ chức một hoạt động; cuộc họp kiểm điểm tình hình thực hiện một dự án chung của lớp;…)

- Xác định tên gọi của biên bản, đồng nghĩa với việc lựa chọn nội dung cho biên bản sắp viết.

B. VIẾT BIÊN BẢN

- Viết phần mở đầu theo đúng thể thức.

- Viết phần chính của biên bản dựa theo trình tự hợp lí cần có trong cuộc họp, thảo luận với những nội dung cụ thể (có đánh số rõ ràng).

- Viết chi tiết về những nội dung quan trọng của cuộc họp, thảo luận như kế hoạch triển khai, giải pháp dự kiến, phân công công việc,...

- Thuật lại đầy đủ các ý kiến đi vào trọng tâm của buổi họp, thảo luận, nhất là những ý kiến có giá trị.

- Viết đầy đủ nội dung kết luận của người chủ trì.

- Ghi thời gian kết thúc cuộc họp, thảo luận và viết đầy đủ họ tên của người có trách nhiệm kí vào biên bản.

C. CHỈNH SỬA BIÊN BẢN

- Xem xét lại sự phù hợp giữa nội dung biên bản và tên biên bản.

- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của việc ghi chép những vấn đề quan trọng nhất được bàn bạc, triển khai trong cuộc họp, cuộc thảo luận.

- Lược bỏ những ghi chép về các chi tiết không liên quan tới vấn đề chính của cuộc họp, cuộc thảo luận.

- Sửa lại ngôn ngữ diễn đạt nhằm bảo đảm sự chính xác và tính khách quan.