- Trong cuộc sống hàng ngày, có nhiều lí do khiến chúng ta phải viết thư. Việc viết thư thường xuất phat từ những lí do riêng tư như để bày tỏ tình cảm, cảm xúc với người thân, bạn bè,… Khi đó, thư được coi thuộc về đời sống cá nhân. Nhưng cũng có nhiều trường hợp, chúng ta viết thư để giải quyết công việc hoặc trao đổi suy nghĩ về một vấn đề được nhiều người quan tâm. Thư hướng tới mục đích đó có thể được chia sẻ rộng rãi.

- Yêu cầu khi viết thư trao đổi về công việc hoặc một vấn đề đáng quan tâm:

+ Xác định rõ đối tượng nhận thư (cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức).

+ Thể hiện rõ mục đích viết thư và vấn đề chính được trình bày, trao đổi, bàn luận trong thư.

+ Trình bày tường minh, mạch lạc các thông tin (nếu mục đích chủ yếu là cung cấp thông tin) hoặc triển khai các nội dung phù hợp để khẳng định một quan niệm hay sự cần thiết phải tiến hành công việc hay hoạt động (nếu mục đích chủ yếu là thuyết phục).

+ Sử dụng ngôn ngữ (gồm cả từ ngữ xưng hô) phù hợp với mục đích viết thư và người nhận.

+ Sử dụng yếu tố bổ trợ để đạt được mục đích viết một cách hiệu quả.

A. CHUẨN BỊ VIẾT

Trao đổi về công việc hoặc một vấn đề đáng quan tâm là mục đích chung của văn bản thư mà bạn sẽ thực hành viết. Do mục đích cụ thể đa dạng nên đề tài viết cũng phong phú. Bạn có thể viết thư gửi người thân hoặc bạn bè để trao đổi, mong người nhận đồng tình với mình về một vấn đề nào đó trong công việc, cuộc sống; gửi một nhà thơ, nhà văn chia sẻ điều bạn nghĩ về sáng tác của họ hoặc về một vấn đề văn học. Bạn cũng có thể viết thư gửi đến một công ti để xin tài trợ trang thiết bị học tập cho học sinh vùng khó khăn hoặc đến một cơ quan chức năng để kiến nghị một việc có liên quan đến đời sống của cộng đồng.

B. TÌM Ý, LẬP DÀN Ý

Tìm ý

Tuỳ vào mục đích viết cụ thể mà bạn có thể đặt ra những câu hỏi khác nhau để tìm ý. Có thể hình dung một số gợi ý áp dụng cho nhiều bức thư khác nhau:

- Người nhận thư là ai và có quan hệ như thế nào với người viết thư? Người nhận thư có những đặc điểm gì?

- Thư trao đổi công việc hay vấn đề gì và nhằm mục đích gì?

- Nội dung của bức thư triển khai theo trình tự nào? Trình tự đó có liên quan như thế nào với mục đích viết thư?

- Để phục vụ cho mục đích chủ yếu, người viết dùng những yếu tố bổ trợ nào?

Lập dàn ý

Mở bài: Nêu được công việc hay vấn đề cần trao đổi. Với một văn bản thư không đòi hỏi tính chất nghi thức, có thể bắt đầu bằng một vài ý thăm hỏi thân tình.

Thân bài:

- Triển khai các nội dung phù hợp với mục đích viết thư.

- Sử dụng các yếu tố bổ trợ tuỳ thuộc vào tính chất của bức thư: thân mật hay trang trọng.

Kết bài: Nêu lại công việc hoặc vấn đề cần trao đổi dưới hình thức tóm tắt và thể hiện mong muốn được người nhận thư chia sẻ, đồng tình, ủng hộ.

C. VIẾT

Ngôn ngữ sử dụng trong thư phụ thuộc nhiều vào mục đích viết thư và mối quan hệ giữa người gửi và người nhận. Vì vậy, cần xem xét các yếu tố đó một cách thoả đáng để có ngôn ngữ phù hợp.

Dù viết thư cho một đối tượng gần gũi hay chưa quen biết, nhằm trao đổi về công việc hay một vấn đề đáng quan tâm thì văn bản thư cũng cần thể hiện tâm huyết, sự chân thành và những suy nghĩ có chiều sâu của người viết.

Tuỳ vào hình thức thư được lựa chọn (thư thông thường hay thư điện tử) mà thông tin ở đầu thư và cuối thư được trình bày theo đúng thể thức chung.

D. CHỈNH SỬA, HOÀN THIỆN

Đọc lại bức thư, đối chiếu với yêu cầu của kiểu bài và dàn ý đã lập để chỉnh sửa, hoàn thiện.

Cụ thể:

- Rà soát bố cục và nội dung; đảm bảo mỗi phần của bức thư đều được triển khai đáp ứng yêu cầu nêu trong dàn ý.

- Xem xét phong cách ngôn ngữ của văn bản, đặc biệt là cách sử dụng từ xưng hô, để đảm bảo tính thân mật hay trang trọng nhất quán với mục đích viết và quan hệ giữa người viết với người nhận.

- Rà soát lỗi chính tả, dùng từ ngữ, đặt câu; lỗi về mạch lạc và liên kết trong mỗi đoạn văn và giữa các đoạn văn.